Segnalazione di illeciti

SCOPO ED AMBITO DI APPLICAZIONE

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Scopo

La presente procedura ha lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione delle segnalazioni (c.d. Whistleblowing) nel rispetto del d.lgs. 24/2023 all’interno di AGENZIAPIÙ SPA (di seguito “AGENZIAPIÙ” o la “Società”) riguardanti comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società.

La procedura è finalizzata a dare attuazione al Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24, pubblicato in G.U. in data 15.03.2023 (di seguito “Decreto Legislativo”), recante il recepimento della Direttiva UE n. 2019/1937 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (cd. disciplina Whistleblowing)”.

Per quanto non espressamente indicato nella presente procedura resta integralmente applicabile quanto previsto dal suddetto Decreto Legislativo.

La predetta normativa e la presente procedura hanno lo scopo di:

• garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e del contenuto della segnalazione, nonché il divieto di ritorsione nel rapporto di lavoro;
• fornire al segnalante chiare indicazioni operative in merito all’oggetto, al contenuto, al destinatario e alle modalità di trasmissione della segnalazione, nonché in merito alle forme di tutela che gli vengono offerte nel nostro ordinamento;
• regolamentare il processo di gestione della segnalazione da parte del destinatario della segnalazione stessa.

 Ambito di applicazione

Le violazioni che possono essere segnalate ai sensi della presente procedura di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo di AGENZIAPIÙ consistono in:

1. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali relativi ai seguenti settori:
   1. appalti pubblici;
   2. servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
   3. sicurezza e conformità dei prodotti;
   4. sicurezza dei trasporti;
   5. tutela dell’ambiente;
   6. radioprotezione e sicurezza nucleare;
   7. sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
   8. salute pubblica;
   9. protezione dei consumatori;
   10. tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
2. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
3. atti od omissioni riguardanti il mercato interno comprese le violazioni in materia di concorrenza, aiuti di stato ed in materia di imposta sulle società;
4. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea nei settori indicati nei precedenti numeri 2), 3) e 4).

Sono escluse dall’ambito di applicazione della presente procedura:

• le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;
• le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al decreto 24/2023 ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al citato decreto.
• le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.

DESTINATARI

La presente procedura è destinata ai seguenti soggetti che hanno rapporti con la Società:

1. lavoratori subordinati, ivi compresi i:
   • lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal d.lgs. n. 81/2015. Si tratta, ad esempio, di rapporti di lavoro a tempo parziale, intermittente, a tempo determinato, di somministrazione, di apprendistato, di lavoro accessorio;
   • lavoratori che svolgono prestazioni occasionali (il cui rapporto di lavoro è disciplinato dall’art. 54-bis del d.l. n. 50/2017, conv. con mm.ii. dalla l. n. 96/2017).
2. lavoratori autonomi;
3. lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso società private che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
4. liberi professionisti e i consulenti;
5. volontari e tirocinanti;
6. azionisti persone fisiche;
7. persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Quanto previsto nel presente documento si applica anche alle Segnalazioni anonime, purché adeguatamente circostanziate, come definite nella presente procedura.

Riferimenti normativi

Riferimenti normativi esterni

1. Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR);
2. Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e successive modifiche ed integrazioni, tra cui il Decreto Legislativo 10 agosto 2018, n. 101, nonché le collegate disposizioni legislative;
3. Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (c.d. Whistleblowing);
4. Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24, pubblicato in G.U. in data 15.03.2023, recante il recepimento della Direttiva (UE) 2019/1937.

Glossario

Ai fini della presente procedura si intende per:

Facilitatore: persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di Segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;

Piattaforma: canale di segnalazione che garantisce, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona Segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella Segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione;

Responsabile della Segnalazione: soggetto interno a cui è affidata la gestione del canale, avente un elevato grado di autonomia, indipendenza organizzativa e adeguatamente e specificatamente formato per la gestione del canale;

Report: documento predisposto dal Responsabile della Segnalazione all’esito positivo dell’analisi preliminare e dell’attività istruttoria di ogni Segnalazione;

Segnalante: soggetto che effettua una Segnalazione (interna o esterna) o una divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Segnalazione: comunicazione, scritta o orale, di informazioni su comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società.

Segnalato: personafisica o giudica menzionata nella Segnalazione interna o esterna, ovvero nella divulgazione pubblica, come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente.

Descrizione del processo di segnalazione interna

Gestore del canale di segnalazione interna

La gestione del canale di Segnalazione interna è affidata al Dott. Lorenzo Armezzani.

La trasmissione delle segnalazioni

Al fine di garantire l’effettività del processo di segnalazione e fornire ampio e indiscriminato accesso a tutti coloro che vogliano effettuare una Segnalazione, AGENZIAPIÙ SPA mette a disposizione le seguenti modalità di segnalazione.

Segnalazione in forma scritta mediante Piattaforma

Le Segnalazioni possono essere inviate per mezzo della Piattaforma informatica “IntegrityLog” accessibile mediante il link riportato all’interno della sezione dedicata del sito web della Società www.agenziapiu.com.

La Piattaforma consente al Segnalante di inviare una Segnalazione sia in forma scritta sia in forma orale, mediante la registrazione di messaggi vocali.

La Piattaforma prevede la compilazione dei dati personali del Segnalante (a meno che lo stesso non voglia rimanere anonimo), la descrizione dell’oggetto della Segnalazione nonché l’inserimento di tutte le informazioni specifiche sul caso oggetto di Segnalazione, anche allegando eventuali file (ad esempio foto, video, ecc.).

Per effettuare la Segnalazione, il Segnalante può farsi assistere da un Facilitatore, al quale saranno assicurate le tutele di cui al d.lgs. n. 24/2023.

Il Segnalante, una volta inviata la Segnalazione, riceve un codice da utilizzare per seguire l’iter di esame del caso da lui inviato e per interagire mediante un sistema di messaggistica con il Responsabile della Segnalazione.

Segnalazione in forma orale

Le Segnalazioni possono essere effettuate in forma orale mediante richiesta effettuata dal Segnalante di un incontro diretto con il Responsabile della Segnalazione.

Segnalazione inviata ad un soggetto non competente

Qualora la Segnalazione sia presentata ad un soggetto diverso dal Responsabile della Segnalazione, laddove il Segnalante dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele in materia whistleblowing o tale volontà sia desumibile dalla Segnalazione, la Segnalazione è considerata “segnalazione whistleblowing” e va trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al Responsabile della Segnalazione, dando contestuale notizia della trasmissione al Segnalante. Diversamente, se il Segnalante non dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele, o detta volontà non sia desumile dalla Segnalazione, detta Segnalazione è considerata quale segnalazione ordinaria.

Registrazione della Segnalazione

La Segnalazione, indipendentemente dalla modalità di ricezione, è registrata nella Piattaforma, che costituisce il database riepilogativo dei dati essenziali delle segnalazioni e della loro gestione ed assicura, altresì, l’archiviazione di tutta la documentazione allegata, nonché di quella prodotta o acquisita nel corso delle attività di analisi.

La consultazione delle informazioni presenti sulla Piattaforma è limitata al solo Responsabile della Segnalazione, abilitato con specifici profili funzionali di accesso al sistema, tracciati attraverso log.

La conservazione di tutti i dati avverrà ai sensi di quanto previsto dal Decreto Legislativo.

Classificazione e analisi delle Segnalazione ricevute

Il Responsabile della Segnalazione analizza e classifica la Segnalazione, per definire se la stessa è potenzialmente rientrante nell’ambito di applicazione della presente procedura e, più in generale, del contenuto del d.lgs. 24/2023.

Il Responsabile della Segnalazione fornisce al Segnalante:

• entro 7 giorni dalla data di ricezione della Segnalazione, un avviso di ricevimento della stessa;
• entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento della Segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della stessa, un riscontro alla Segnalazione. Tale riscontro può anche essere meramente interlocutorio, giacché possono essere comunicate le informazioni relative alle attività svolte a seguito della ricezione della Segnalazione e lo stato di avanzamento dell’istruttoria. In tale ultimo caso, terminata l’istruttoria, il Responsabile della Segnalazione comunica gli esiti al Segnalante.

Il Responsabile della Segnalazione valuta, anche tramite eventuali analisi documentali, la sussistenza dei presupposti necessari per l’avvio della successiva fase istruttoria. Tale attività ha l’obiettivo di valutare preliminarmente la Segnalazione al fine di riscontrare se la stessa risulti:

1. non rientrante nell’ambito di applicazione del d.lgs. 24/2023;
2. palesemente infondata, diffamatoria, calunniosa o ingiuriosa, in tal caso il Responsabile della Segnalazione provvede all’archiviazione della stessa;
3. generica e non circostanziata, in tal caso il Responsabile della Segnalazione potrà richiedere ulteriori informazioni al Segnalante, anche mediante gli strumenti messi a disposizione dalla Piattaforma;
4. riferita a fatti e/o circostanze già oggetto di precedenti verifiche istruttorie che non abbiamo elementi di novità tali da rendere necessari ulteriori approfondimenti;
5. conforme alle previsioni normative per poter avviare la successiva attività istruttoria.

Nel caso in cui, all’esito dell’attività di analisi preliminare della Segnalazione, il Responsabile della Segnalazione riscontrasse che quest’ultima rientri nelle casistiche di cui ai precedenti punti da 1. a 4., lo stesso Responsabile della Segnalazione provvederà all’archiviazione della Segnalazione stessa e a comunicare al Segnalante le motivazioni che hanno portato all’archiviazione.

L’attività istruttoria

L’attività istruttoria consiste nell’insieme delle attività finalizzate a verificare il contenuto della Segnalazione pervenuta e ad acquisire elementi utili alla successiva fase di valutazione, garantendo la massima riservatezza sull’identità del Segnalato e del Segnalante. Lo scopo del predetto processo investigativo è quello di effettuare approfondimenti ed analisi specifiche per verificare la ragionevole fondatezza delle circostanze segnalate.

Il Responsabile della Segnalazione, nel corso degli approfondimenti, mantiene una interlocuzione con il Segnalante, richiedendo, se necessario, integrazioni o chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, sempre tramite il canale a ciò dedicato nelle piattaforme informatiche o anche di persona.

La metodologia da impiegare per le attività di verifica è valutata di volta in volta, scegliendo la tecnica ritenuta più efficace in relazione alla natura dell’evento e alle circostanze segnalate. Il Responsabile della Segnalazione cura lo svolgimento dell’istruttoria e può anche acquisire atti e documenti da altri uffici della Società, avvalersi del loro supporto, coinvolgere terze persone tramite audizioni e altre richieste, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del Segnalante e del Segnalato.

In ogni caso, durante tutta la gestione della Segnalazione è fatto salvo il diritto alla riservatezza del Segnalante (salvo consenso scritto e casi di legge) e degli eventuali Facilitatori, nonché è fatta salva la confidenzialità delle informazioni contenute nella Segnalazione e ricevute da parte di tutti i soggetti coinvolti nel procedimento.

Valutazione, esito finale e Report

A conclusione dell’attività istruttoria, il Responsabile della Segnalazione è tenuto a predisporre un Report finale con i seguenti contenuti:

1. il riepilogo delle attività svolte nell’ambito della fase preliminare e della fase istruttoria, con evidenza delle informazioni raccolte;
2. il giudizio di ragionevole fondatezza / non fondatezza sui fatti segnalati.

Nel caso in cui vengano ravvisati elementi di manifesta infondatezza della segnalazione, il Responsabile della Segnalazione procederà alla sua archiviazione con adeguata motivazione e darà riscontro al Segnalante dell’esito.

Nell’ipotesi in cui la Segnalazione risultasse “fondata”, il Responsabile della Segnalazione provvederà:

• ad inviare il Report agli organi preposti interni, ognuno secondo le proprie competenze;
• a dare riscontro al Segnalante dell’esito, nel rispetto del d.lgs. 24/2023 e di quanto contenuto nella delibera ANAC n. 311 del 12 luglio 2023;
• chiudere la segnalazione.

Garanzie e tutele

Fatti salvi gli obblighi di legge, l’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non può essere rivelata, senza il consenso espresso dello stesso, a persone diverse dal Responsabile della Segnalazione.

La Società, in ottemperanza alla normativa di riferimento ed al fine di favorire la diffusione di una cultura della legalità e di incoraggiare la Segnalazione degli illeciti, assicura la riservatezza dei dati personali del Segnalante e di eventuali Facilitatori che supportino il Segnalante stesso, nonché la confidenzialità delle informazioni contenute nella Segnalazione e ricevute da parte di tutti i soggetti coinvolti nel procedimento.

La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge. Ai sensi della presente procedura, non è consentita alcuna forma di ritorsione o discriminazione avente effetto sulle condizioni di lavoro per motivi collegati alla Segnalazione né per chi segnala i presunti illeciti e per i Facilitatori.

Tra le ritorsioni si annoverano:

1. il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
2. la retrocessione di grado o la mancata promozione;
3. il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
4. la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
5. le note di merito negative o le referenze negative;
6. l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
7. la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
8. la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
9. il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
10. i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
11. l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
12. la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
13. l’annullamento di una licenza o di un permesso;
14. la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

La protezione è garantita anche al Segnalante anonimo, che ritiene di aver subito ritorsioni ed è stato successivamente identificato.

Chi ritiene di aver subito una ritorsione in ragione della Segnalazione può comunicarlo ad ANAC.

Gli atti ritorsivi eventualmente assunti in ragione della Segnalazione sono nulli e le persone che sono state licenziate a causa della Segnalazione hanno diritto a essere reintegrate nel posto di lavoro in attuazione della disciplina applicabile al lavoratore.

Archiviazione della documentazione

La documentazione (sia essa cartacea ed elettronica, ivi incluso il fascicolo dedicato alle singole Segnalazioni e contenente la documentazione relativa alle attività di verifica preliminare ed accertamento e relativi risultati) elaborata e gestita nella procedura in oggetto, è tenuta a cura del Responsabile della Segnalazione.

La documentazione è conservata per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e comunque non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e) del Regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e) del decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51.

Per quanto sopra non espressamente sopra indicato ai fini della conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni, si fa rinvio al contenuto dell’art. 14 d.lgs. 24/2023.

Trattamento dei dati personali ai fini privacy

Ogni trattamento dei dati personali, anche nel contesto della Piattaforma, è effettuato nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023 ed in conformità alla normativa sulla protezione dei dati personali di cui al Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR), al decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 e al decreto legislativo 18 maggio 2018 n. 51.

In adempimento a quanto disposto dalla normativa sopra richiamata, il Titolare dei dati AGENZIAPIÙ SPA, ha messo in atto le seguenti misure tecniche organizzative, ritenute adeguate a garantire un livello di sicurezza idoneo a presidiare il rischio. Nello specifico:

• è stata predisposta apposita DPIA (valutazione di impatto ex art. 35 GDPR);
• la piattaforma scelta per l’invio delle segnalazioni risulta GDPR compliant;
• per la gestione delle segnalazioni è stato individuato soggetto, che presenta garanzie sufficienti in termini di conoscenza specialistica, affidabilità e disponibilità di risorse tecniche ed organizzative adeguate.

Oltre alle misure sopra descritte, il Titolare ha provveduto a fornire agli interessati apposita informativa ex art. 13 Reg. UE 2016/679 (fornita in allegato alla presente procedura), con espressa indicazione della limitazione delle finalità di trattamento, legate alla gestione delle segnalazioni.

La tutela dei dati personali è assicurata oltre che al Segnalante (per le segnalazioni non anonime), al Facilitatore nonché alla persona coinvolta o menzionata nella segnalazione.

Descrizione del processo di segnalazione esterna

Il Segnalante può effettuare una Segnalazione esterna solo se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

1. non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dalla normativa;
2. il Segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
3. il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
4. il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

In ottemperanza all’art. 7 del d.lgs. n. 24/2023 l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) ha attivato un apposito canale di segnalazione esterna. Le informazioni e istruzioni rilevanti in merito alle segnalazioni esterne gestite da ANAC sono reperibili sul sito dell’autorità stessa all’indirizzo: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing. La segnalazione esterna presentata ad un soggetto diverso da ANAC deve essere trasmessa a quest’ultima, entro 7 (sette) giorni dal suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione al Segnalante.

Divulgazione pubblica

Il Segnalante può effettuare una divulgazione pubblica ai sensi dell’art. 15 del d.lgs. 24/2023 solo se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

1. il Segnalante ha previamente effettuato una Segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una Segnalazione esterna con le modalità previste dal d.lgs. n. 24/2023 e non è stato dato riscontro nei termini previsti dal medesimo decreto in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
2. il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
3. il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

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