Agenziapiù – Firma Elettronica Avanzata

Grazie alla nuova Firma Elettronica Avanzata offerta da Agenziapiù spa, le imprese tramite il legale rappresentante o altre persone delegate con potere di firma, potranno firmare digitalmente tutti i contratti comodamente da cellulare o computer, in sostituzione della firma autografa.

Il servizio è offerto da Agenziapiù S.p.A.

La Firma Elettronica Avanzata:

• rende più facile e veloce firmare tutti i documenti e i contratti,
• consente di avere sempre una copia digitale dei documenti firmati,
• è sicura perché adotta tecnologie avanzate di criptazione;
• aiuta l’ambiente perché riduce il consumo di carta

Domande Frequenti sulla FEA (FAQ)

1. Di cosa si tratta?

La Firma Elettronica Avanzata (di seguito abbreviata in F.E.A.) produce gli stessi effetti giuridici della firma autografa: identifica chi ha firmato e stabilisce una connessione tra firmatario e documento firmato.

L’uso della F.E.A. garantisce i vantaggi della dematerializzazione del cartaceo e insieme assicura le garanzie legali costituendo quindi prova della delle dichiarazioni di chi l’ha apposta (articolo 21 del Codice dell’Amministrazione Digitale, articolo 2702 del codice civile).

2. La F.E.A. ha quindi valore legale?

La F.E.A. ha valore legale secondo quanto sancito dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005 e successive modificazioni e integrazioni) se il documento viene sottoscritto nel rispetto delle caratteristiche tecniche che garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’impossibilità di modifica del documento stesso.

Agenziapiù adotta tecnologie che rispettano tali standard prima dell’utilizzo del servizio.

Il Cliente può accedere al sito internet https://www.agenziapiu.com/fea per conoscere le caratteristiche tecniche del servizio previste dall’art. 57 delle Regole tecniche.

3. Cos’è la F.E.A. con O.T.P. (One Time Password ossia password usata una sola volta)?

È un codice di 6 numeri generato dal software che gestisce la Firma Elettronica Avanzata. È un codice univoco, è valido solo per alcuni minuti. Se il codice viene utilizzato o scade il tempo, non può essere utilizzato una seconda volta.

L’OTP viene inviato sul numero di cellulare che lei ha fornito quando ha aderito al servizio F.E.A.

4. Come si firma?

Quando deve firmare un contratto o un documento, si avvia questa procedura:

1. lei riceve un messaggio di posta elettronica all’indirizzo che lei ha fornito ad Agenziapiù quando ha aderito al servizio F.E.A.;
2. il messaggio di posta elettronica spiega che c’è un documento di Agenziapiù pronto per la firma, qual è l’oggetto del documento e indica un link che lei dovrà cliccare per aprire il sito per la firma elettronica;
3. potrà quindi prendere visione e leggere l’intero documento;
4. quindi potrà firmare: per firmare dovrà cliccare su un riquadro dedicato alla firma: se ci sono più firme potrà scegliere di firmarle tutte in una sola volta: questo non vale per le clausole cosiddette vessatorie, che devono essere approvate e firmate a parte;
5. appena cliccato sul riquadro, riceverà sul cellulare un messaggio di testo (SMS) con un codice di conferma;
6. inserirà quindi il codice appena ricevuto nel documento e una volta confermato, il documento sarà stato legalmente sottoscritto.

5. In caso di errore?

Il processo di firma sarà concluso quando lei avrà ricevuto un messaggio di posta elettronica che le confermerà la conclusione con successo della procedura; nello stesso messaggio, troverà in allegato la copia del documento appena firmato.

6. Se ho aderito alla Firma Elettronica Avanzata, firmerò sempre e tutti i documenti di Agenziapiù in questo modo?

Sì, se aderisce al servizio non dovrà più recarsi in filiale per firmare il documento cartaceo

7. Ho cambiato idea: posso scegliere di tornare a firmare i documenti cartacei?

Sì, l’adesione alla FEA può essere sempre revocata.

8. È una procedura sicura? La mia firma potrà essere riutilizzata per firmare altri documenti?

Agenziapiù si avvale di Namirial come Autorità di certificazione e risponde ai più aggiornati standard nazionali e internazionali di sicurezza che assicurano l’inviolabilità dei documenti firmati.

Non è possibile, nemmeno in linea teorica, riutilizzare la Sua firma per altri documenti in quanto la stessa è strettamente collegata alla disponibilità del suo numero di telefono mobile e alla generazione di un nuovo codice O.T.P.

I dati sono criptati all’interno del documento elettronico e non possono essere estratti ed applicati ad un altro documento. La natura stessa della tecnologia adottata da Agenziapiù (identità dell’indirizzo di posta elettronica, numero di cellulare e password che si usa una sola volta) è garanzia di sicurezza per chi usa il servizio.

Inoltre nell’interesse del Cliente ed in ottemperanza a quanto previsto dal comma 2 dell’art. 57 del DPCM 22 febbraio 2013, è stata stipulata una polizza assicurativa per la responsabilità civile da danno a terzi cagionati da inadeguate soluzioni tecniche, derivanti dalla fornitura del servizio di F.E.A.

9. Di cosa ho bisogno per poter usare la F.E.A.?

Avrà bisogno di un indirizzo di posta elettronica e di un cellulare che possa essere considerato nella Sua disponibilità esclusiva (in tale dizione è compreso anche un eventuale cellulare aziendale e un indirizzo di posta elettronica a lei assegnati) in modo che possano essere validamente associati a lei e al documento che sta per firmare.

10. Perché è conveniente per me usare la F.E.A.?

• meno firme da mettere: il contratto viene emesso in un’unica copia e potrà mettere una firma per le varie condizioni contrattuali e se è un’impresa, una firma per le condizioni generali (clausole vessatorie) in luogo delle tre del contratto cartaceo;
• maggior comodità: un contratto può essere perfezionato anche se non si ha la possibilità di stamparlo, non dovrà recarsi in filiale e potrà firmarlo in qualsiasi momento purché sia prima dell’inizio dell’attività lavorativa;
• firma garantita non falsificabile;
• scelta ecologica: risparmio di carta, di toner e di energia;
• copia del contratto digitale nella propria casella di posta elettronica.

Fonti normative

Codice dell’amministrazione digitale: Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (per brevità lo chiameremo in seguito “Codice dell’amministrazione digitale”

Regole Tecniche: Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri – DPCM del 22 febbraio 2013 “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71” (per brevità di seguito lo chiameremo “Regole tecniche”)

Specifiche tecniche

Ai sensi dell’art. 57 comma 1, lettera e) delle Regole Tecniche, il sistema di Firma Elettronica Avanzata adottata da Agenziapiù è conforme a quanto disposto dall’art. 56 delle Regole Tecniche e in particolare:

1. l’identificazione del firmatario del documento avviene con l’identificazione personale come qui descritta dall’art. 6;
2. la connessione univoca della firma al firmatario è garantita dall’utilizzo del numero di telefono di cui il firmatario è personalmente intestatario per l’invio del codice di conferma OTP;
3. il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma è garantito dalla richiesta al firmatario di un’azione consapevole sui campi firma e poi successivamente dalla richiesta al firmatario di inserire il codice OTP;
4. il firmatario può verificare che il documento sottoscritto digitalmente non sia stato modificato accedendo alla copia digitale che avrà ricevuto all’indirizzo di posta elettronica del documento appena sottoscritto;
5. il firmatario riceve all’indirizzo di posta elettronica copia del documento appena sottoscritto per averne evidenza;
6. il soggetto che offre il servizio di firma elettronica è Agenziapiù come specificato in premessa;
7. il documento da sottoscrivere è immodificabile perché la versione digitale è resa disponibile al firmatario in sola lettura su una pagina internet;
8. la connessione univoca fra firma e documento sottoscritto è garantita dall’invio di un codice autorizzativo univoco che è valido solo per quel processo di firma; lo stesso codice non è più utilizzabile oltre il tempo di validità o per procedure diverse rispetto quella che l’ha generato.

INTEGRAZIONE DELL’INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI EX ART. 13 GDPR

Il firmatario, avendo già preso visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali ex art. 13 del Reg. UE 2016/679 (GDPR) prende atto delle seguenti integrazioni:

1. tipologia di dati personali:
   1. nome e cognome
   1. luogo e data di nascita
   1. codice fiscale
   1. indirizzo di posta elettronica
   1. numero di cellulare.
2. finalità del trattamento: i dati personali qui raccolti saranno trattati solo per la gestione del servizio di firma elettronica avanzata ai sensi del Titolo V delle Regole Tecniche e dell’art. 20 del Codice dell’Amministrazione Digitale;
3. destinatari: i suoi dati personali saranno trattati anche dal fornitore scelto da Agenziapiù, soggetto che realizza soluzioni di firma elettronica avanzata a favore di Agenziapiù, ai sensi dell’art. 56 comma 2, lettera b).
4. modalità di raccolta e di archiviazione: i dati sono raccolti con la compilazione di questo modulo che sarà poi digitalizzato e conservato da Agenziapiù e con una copia digitale del documento di identità del firmatario;
5. base giuridica: la base giuridica per il trattamento di questi dati è l’art. 20 comma 1bis del Codice dell’amministrazione digitale e l’art. 56 comma 1, lettera a) delle Regole Tecniche;
6. tempo di conservazione: i dati personali saranno conservati per 20 anni, così come disposto dall’art. 57 delle Regole Tecniche.

Restano immutate le altre regole, indicazioni e dichiarazioni contenute nell’informativa resa a lavoratori, fornitori e clienti e disponibili sul sito di Agenziapiù all’indirizzo www.agenziapiu.com/privacy/.